A evolução tecnológica, sem dúvidas, mudou de forma significativa como gerimos e executamos processos, tanto pessoais quanto profissionais. Com isso, certamente ganhamos muito em eficiência e mesmo sustentabilidade ao otimizar tarefas. E é justamente esse contexto que torna o PDF uma parte essencial de boa parte das atividades.

Desenvolvido pela Adobe Systems, tornou-se popular e confiável graças à sua versatilidade e facilidade de uso. Só para ilustrar, trouxemos um breve resumo de como essa ferramenta se consolidou como indispensável em muitos aspectos.

Segurança

Ao mesmo tempo em que facilita, a tecnologia também traz preocupações, sobretudo com os dados. Prova disso é o reforço sistemático contra ataques cibernéticos. O PDF faz sua parte, pois oferece várias opções de segurança, desde criptografia de documentos a assinaturas digitais. São táticas que protegem informações sensíveis e garantem a integridade dos documentos. Se coloque no lugar de um advogado que precisa enviar um contrato confidencial a um cliente, por exemplo.

O profissional pode salvar o documento como um PDF e usar as opções de criptografia e restringir o acesso apenas ao cliente. Ah e este, por sua vez, pode assinar tudo digitalmente, garantindo a autenticidade.

Viabiliza a digitalização de documentos

A tecnologia, entre tantos outros pontos, favorece (e muito) na eficiência e economia com a digitalização de documentos. Assim, não é mais necessário imprimir tantos papéis e tampouco separar um espaço gigante para armazenar arquivos.  O PDF, como formato universal que mantém a formatação original do documento, é a escolha preferida para isso, mesmo em grande escala.

É o caso de uma biblioteca que precisa digitalizar seus livros antigos para preservá-los e torná-los acessíveis online. Para isso, podem usar scanners para digitalizar as páginas e salvar os arquivos como PDFs.

Compartilhamento e acessibilidade

Falando em compartilhamento, a internet facilitou bastante o envio de informações, assim como sua guarda na nuvem, por exemplo. Mais uma vez,  o PDF desempenha um papel crucial, pois permite o compartilhamento fácil e seguro. Além disso, os PDFs documentos podem ser protegidos por senha, garantindo a segurança das informações.

Na prática, um professor, por exemplo, precisa enviar um exame para seus alunos. Para personalizar, pode converter PDF em Word, fazer os ajustes e, depois, voltar ao arquivo fixo para finalmente enviar por e-mail. Como o PDF mantém a formatação e é protegido por senha, garante que o exame seja apresentado corretamente e apenas os alunos que receberam a senha possam acessá-lo.

Funcionalidades avançadas

Embora o projeto original do PDF seja de um formato estático, o formato acabou evoluindo para suportar recursos avançados, como:

• formulários preenchíveis;
• inserção de links internos e externos;
• adição de multimídia e scripts interativos.

Tais funcionalidades são bem úteis, entre outros trabalhos, para um designer que precisa apresentar um novo produto a um cliente. Então, consegue criar uma apresentação em PDF com imagens, links para especificações e vídeos do produto em uso.

O PDF é compatível com todos os dispositivos

Um dos objetivos do PDF é justamente ser compatível com qualquer plataforma ou dispositivo. Isso faz com que a pessoa receba o arquivo na mesma formatação do original. Isso universaliza o compartilhamento de  documentos, uma vez que nenhuma das partes precisa se preocupar com  compatibilidade do software.

Quer um exemplo disso na prática? Suponhamos que você criou um relatório todo detalhado sobre um determinado projeto no Microsoft Word Windows. Daí, precisa enviar a um colega que, por sua vez, usa um Mac. Como o editor de texto geralmente não funciona no iOS pela ausência do pacote Office, possivelmente haverá problemas de formatação pela diferença nos sistemas operacionais.

Mas, se você converter o relatório para PDF, o documento será exibido da mesma forma em ambos os sistemas, garantindo a consistência.

Armazenamento compacto e eficiente

Lembra do armazenamento em nuvem que comentamos mais acima? Pois é, isso não seria possível se só pudéssemos salvar tudo em seus formatos originais. Imagine o tamanho de um arquivo com 32 slides do Powerpoint! Ou mesmo uma tabela em Excel cheia de gráficos. Por isso, o PDF entra em ação pela capacidade de compactar eficientemente arquivos.

Mas, além do armazenamento, ainda facilita o envio por e-mail ou mesmo o upload em sites (processo que fica até mais rápido). Aliás, este é o motivo pelo qual profissionais, como fotógrafos, organizam seus portfólios em PDF para enviar a um cliente em potencial.

Acessibilidade

A acessibilidade de textos e mesmo sites é garantida por lei no Brasil. Neste sentido, as pessoas podem converter seus arquivos originais em formatos totalmente acessíveis, desde textos simples a braille. Consequentemente, promovem a inclusão das pessoas com deficiências visuais, por exemplo.

Conformidade com as normas técnicas

A princípio, muitos setores possuem requisitos legais e normativos para a manutenção de seus registros. O PDF, de modo geral, atende a, pelo menos, uma boa parte deles devido à sua natureza de preservação a longo prazo. Ainda, a capacidade de manter a integridade do documento.

Só para exemplificar, uma pessoa contadora consegue salvar registros financeiros para fins de auditoria em PDF.

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